BULATAN TIMES – ChatGPT dapat membantu pelaku usaha menyiapkan materi promosi, membalas pertanyaan pelanggan, membuat pesan tindak lanjut, hingga mengolah data penjualan. Dengan informasi produk dan instruksi yang tepat, pekerjaan tersebut bisa disusun lebih cepat tanpa harus menulis seluruh materi dari awal.
Penggunaannya tidak terbatas pada perusahaan besar. Pemilik toko online, penjual makanan, penyedia jasa, hingga tim pemasaran juga dapat memanfaatkan ChatGPT untuk pekerjaan yang berulang.
Namun, ChatGPT bukan pengganti keputusan penjual. Harga, stok, ketentuan pengiriman, dan informasi produk tetap harus dipastikan sebelum materi digunakan untuk menawarkan barang atau jasa kepada pelanggan.
1. Berikan Informasi Produk yang Lengkap
Kesalahan yang sering terjadi ketika menggunakan ChatGPT adalah memberikan perintah terlalu umum, seperti meminta dibuatkan kalimat promosi tanpa menjelaskan produk yang dijual.
Hasilnya bisa terdengar menarik, tetapi belum tentu sesuai dengan barang atau kebutuhan calon pembeli.
Untuk mendapatkan materi yang lebih tepat, penjual perlu memberikan informasi mengenai jenis produk, fitur utama, harga, sasaran pembeli, serta tempat promosi akan ditampilkan.
Sebagai contoh, penjual botol minum dapat menggunakan perintah berikut:
Contoh perintah:
Buat tiga deskripsi promosi untuk botol minum stainless berkapasitas 600 ml. Produk tersedia dalam warna hitam dan biru. Sasaran pembelinya pekerja kantoran. Gunakan bahasa santai, maksimal 50 kata untuk setiap versi, dan jangan menambahkan keunggulan yang belum saya sebutkan.
Instruksi tersebut memberi batasan yang jelas mengenai produk, calon pembeli, gaya bahasa, dan panjang tulisan.
Jika harga, kemampuan menjaga suhu, atau masa garansi belum diberikan, informasi itu seharusnya tidak ditambahkan sebagai fakta dalam materi promosi.
2. Buat Materi Promosi Sesuai Kanal Penjualan
Satu deskripsi produk belum tentu cocok digunakan di semua tempat.
Materi untuk katalog marketplace biasanya membutuhkan informasi produk yang mudah dibandingkan. Sementara itu, unggahan Instagram bisa lebih menonjolkan manfaat produk dan ajakan untuk melihat katalog.
Pesan WhatsApp kepada pelanggan yang sudah pernah berbelanja juga memerlukan pendekatan berbeda dari iklan untuk orang yang baru mengenal toko.
ChatGPT dapat diminta membuat beberapa versi materi berdasarkan satu informasi produk yang sama.
Misalnya, pemilik usaha dapat meminta:
Berdasarkan informasi produk ini, buat satu deskripsi marketplace, satu caption Instagram, dan satu pesan WhatsApp untuk pelanggan yang sudah setuju menerima informasi promosi. Gunakan manfaat produk yang benar-benar tersedia dan hindari klaim berlebihan.
Setelah menerima hasilnya, penjual dapat memilih versi yang paling sesuai lalu menyunting bagian yang masih terdengar terlalu umum.
Promosi juga dapat dibuat dalam beberapa pendekatan, seperti menonjolkan fungsi produk, kemudahan penggunaan, atau pilihan ukuran. Setiap pendekatan tetap harus sesuai dengan kondisi barang yang sebenarnya.
Baca Juga: ChatGPT Kini Bisa Coba Baju Virtual Sebelum Beli, Begini Cara Kerjanya
3. Siapkan Jawaban untuk Pertanyaan Pelanggan
Pertanyaan mengenai harga, pilihan produk, ongkos kirim, dan garansi sering muncul berulang kali dalam proses penjualan.
ChatGPT dapat membantu membuat kumpulan jawaban yang lebih ringkas sehingga penjual tidak perlu menyusun kalimat baru setiap kali menerima pertanyaan serupa.
Mengutip panduan OpenAI Academy untuk tim penjualan, salah satu kegunaan ChatGPT adalah menyiapkan respons terhadap keberatan calon pembeli, termasuk pertanyaan mengenai harga dan kesesuaian produk.
Contohnya, ketika pelanggan menganggap harga terlalu mahal, penjual dapat meminta:
Buat tiga contoh jawaban sopan untuk pelanggan yang menilai harga produk terlalu tinggi. Jelaskan manfaat berdasarkan informasi yang saya berikan, jangan merendahkan merek lain, dan jangan menawarkan diskon yang belum tersedia.
Jawaban yang dihasilkan dapat dijadikan bahan untuk petugas penjualan, bukan langsung dikirim tanpa pemeriksaan.
Jika pelanggan menanyakan hal yang belum diketahui, seperti ketersediaan stok hari itu, petugas sebaiknya memeriksa sistem toko terlebih dahulu daripada menggunakan jawaban perkiraan.
Pendekatan ini juga berguna untuk menyusun daftar pertanyaan umum atau FAQ yang dapat dipasang pada halaman produk.
4. Gunakan ChatGPT untuk Menyusun Follow Up
Tidak semua calon pembeli langsung menyelesaikan transaksi setelah bertanya.
Sebagian masih mempertimbangkan harga, membandingkan produk, atau menunggu informasi tambahan. Dalam kondisi tersebut, pesan tindak lanjut atau follow up dapat digunakan untuk melanjutkan komunikasi.
ChatGPT dapat membantu merangkum percakapan dan menyusun pesan berdasarkan kebutuhan yang sebelumnya disampaikan calon pembeli.
Sebagai contoh, setelah seseorang bertanya mengenai pilihan ukuran dan waktu pengiriman, penjual dapat meminta ChatGPT membuat pesan singkat yang mengingatkan informasi tersebut.
Perintahnya dapat berupa:
Susun pesan tindak lanjut yang sopan untuk calon pembeli yang kemarin menanyakan ukuran produk dan estimasi pengiriman. Jangan menyatakan stok tersedia jika belum dikonfirmasi. Akhiri dengan satu pertanyaan yang memudahkan pelanggan memberikan keputusan.
Dengan cara ini, pesan tidak hanya berisi ajakan membeli, tetapi menanggapi informasi yang memang dibutuhkan pelanggan.
Waktu pengiriman pesan tetap perlu memperhatikan kesepakatan komunikasi sebelumnya. ChatGPT tidak seharusnya digunakan untuk mengirim promosi berulang kepada orang yang tidak menginginkannya.
5. Pelajari Kebutuhan Pelanggan dari Pertanyaan yang Sering Muncul
Selain membantu menyusun jawaban, ChatGPT dapat digunakan untuk mengelompokkan pertanyaan yang masuk ke toko.
Misalnya, dalam satu minggu banyak pelanggan menanyakan ukuran, biaya pengiriman, dan cara penggunaan produk.
Penjual dapat mengumpulkan daftar pertanyaan tersebut tanpa mencantumkan identitas pelanggan, kemudian meminta ChatGPT mengelompokkannya berdasarkan topik.
Hasil pengelompokan dapat digunakan untuk menentukan informasi apa yang perlu diperjelas dalam deskripsi produk.
Jika pertanyaan mengenai ukuran paling sering muncul, penjual dapat mempertimbangkan penambahan panduan ukuran. Jika pertanyaan terkait biaya pengiriman sering berulang, informasi ongkos kirim dapat dibuat lebih mudah ditemukan.
Namun, banyaknya pertanyaan tentang suatu produk belum tentu berarti produk tersebut paling banyak dibeli. Penjual tetap perlu membandingkan pertanyaan pelanggan dengan data transaksi.
6. Analisis Data Penjualan dengan ChatGPT
ChatGPT juga dapat membantu membaca laporan penjualan dari file spreadsheet, termasuk CSV dan Excel, apabila fitur analisis data tersedia pada akun yang digunakan.
Data dapat disusun dengan kolom tanggal transaksi, nama produk, jumlah barang, nilai transaksi, serta kanal penjualan.
Setelah file disiapkan, pengguna dapat memberikan perintah seperti:
Analisis transaksi satu bulan ini. Tampilkan lima produk dengan jumlah unit terjual terbanyak, omzet per produk, serta perbandingan penjualan antarpekan. Jelaskan data yang kurang lengkap dan jangan membuat kesimpulan tentang keuntungan jika biaya belum tersedia.
Dari data tersebut, penjual dapat meninjau produk yang paling sering terjual atau periode dengan transaksi tertinggi.
Jika data biaya pembelian dan promosi tersedia, analisis dapat diperluas untuk menghitung margin berdasarkan data yang diberikan.
Perlu dibedakan bahwa omzet merupakan total nilai penjualan, sedangkan laba memerlukan perhitungan biaya. ChatGPT tidak dapat menghasilkan angka keuntungan yang dapat dipercaya apabila komponen biaya tidak tersedia.
Hasil analisis juga perlu dicocokkan dengan data sumber, terutama apabila terdapat transaksi batal, pengembalian barang, atau pembayaran yang belum selesai.
7. Simpan Pedoman Promosi agar Hasil Lebih Konsisten
Bisnis yang rutin membuat materi penjualan dapat menyiapkan pedoman berisi gaya bahasa merek, informasi produk, ketentuan promosi, dan jawaban atas pertanyaan pelanggan.
Jika fitur Projects tersedia, materi tersebut dapat disimpan dalam proyek ChatGPT agar digunakan sebagai konteks untuk pekerjaan berikutnya.
Misalnya, sebuah toko dapat memiliki pedoman bahwa seluruh materi promosi harus menggunakan bahasa Indonesia yang sopan, tidak boleh membuat klaim kesehatan tanpa bukti, dan harus menyebutkan syarat diskon secara lengkap.
Instruksi seperti itu membantu menjaga konsistensi hasil, meskipun setiap materi baru tetap perlu diperiksa.
Bagi tim yang menggunakan sistem manajemen pelanggan atau CRM, integrasi dengan ChatGPT juga dapat membantu menyiapkan ringkasan aktivitas dan tindak lanjut apabila tersedia koneksi yang didukung dan aksesnya telah diizinkan.
Baca Juga: GPT-6 Mulai Digulirkan ke Semua Paket ChatGPT, Jawaban Kini Lebih Interaktif
8. Lindungi Data Pelanggan dan Periksa Hasil AI
Penggunaan ChatGPT untuk pekerjaan penjualan perlu memperhatikan keamanan informasi bisnis dan pelanggan.
Nama lengkap, nomor telepon, alamat rumah, informasi pembayaran, maupun isi percakapan pribadi tidak perlu dimasukkan apabila pekerjaan dapat diselesaikan menggunakan data yang telah dianonimkan.
OpenAI menyediakan pengaturan Kontrol Data untuk mengelola apakah percakapan pada akun pribadi dapat digunakan untuk meningkatkan model. Sementara itu, layanan bisnis memiliki kebijakan penggunaan data yang berbeda sesuai jenis layanan dan pengaturan organisasi.
Pengguna tetap perlu memeriksa ketentuan akun serta kebijakan perusahaan sebelum memasukkan informasi internal.
Selain menjaga privasi, setiap materi promosi perlu diperiksa agar tidak mengandung harga salah, diskon yang sudah berakhir, testimoni palsu, atau janji pengiriman yang belum disetujui.
Penjual juga dapat membandingkan hasil beberapa versi promosi melalui jumlah pertanyaan masuk, transaksi yang selesai, dan biaya kampanye. Perbandingan tersebut sebaiknya menggunakan periode serta sasaran yang sebanding agar perubahan hasil tidak langsung dianggap berasal dari penggunaan ChatGPT.
