Cara Mengurus KK Hilang atau Rusak, Ini Syarat dan Biayanya

JAKARTA, BULATAN TIMES – Kartu Keluarga (KK) yang hilang atau rusak dapat diterbitkan kembali melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil). Masyarakat tidak perlu menggunakan jasa calo karena pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya.

Cara mengurus KK hilang dimulai dengan menyiapkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian dan formulir F-1.02. Sementara itu, pemohon yang KK-nya rusak dapat menyerahkan dokumen lama sebagai persyaratan penggantian.

Ketentuan penerbitan ulang KK diatur dalam Pasal 13 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Pengajuan dapat dilakukan melalui kantor pelayanan Dukcapil maupun secara online apabila pemerintah daerah menyediakan fasilitas tersebut. Namun, saluran pendaftaran dan persyaratan pendukung dapat berbeda antardaerah.

Syarat Mengurus KK Hilang atau Rusak

Bagi penduduk warga negara Indonesia, dokumen yang perlu disiapkan adalah:

1. Formulir F-1.02, yaitu formulir pendaftaran peristiwa kependudukan.
2. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian apabila KK hilang.
3. KK lama yang rusak apabila pengajuan dilakukan karena dokumen tidak dapat digunakan.
4. KTP elektronik (KTP-el) sebagai dokumen identitas untuk mencocokkan data pemohon.

Surat keterangan kehilangan dan KK yang rusak merupakan persyaratan alternatif sesuai alasan penggantian. Pemohon yang KK-nya rusak tidak diwajibkan membuat surat kehilangan hanya karena kondisi dokumen tersebut.

Untuk fotokopi KTP-el, penjelasan teknis layanan Dukcapil menyatakan pemohon tidak perlu melampirkannya apabila NIK sudah dicantumkan dalam formulir F-1.02. Meski demikian, KTP-el tetap sebaiknya disiapkan untuk pencocokan identitas sesuai pelayanan setempat.

Bagi penduduk orang asing pemegang izin tinggal tetap, persyaratan juga mencakup kartu izin tinggal tetap sesuai ketentuan yang berlaku.

Apabila penggantian KK sekaligus disertai perubahan data keluarga, seperti perubahan nama atau status perkawinan, pemohon perlu mengikuti prosedur perubahan data dengan dokumen pendukung yang sesuai.

Baca Juga: Cara Mengurus Akta Kelahiran yang Hilang, Ini Syarat dan Biayanya

Cara Mengurus KK Hilang di Kantor Dukcapil

Masyarakat yang memilih layanan tatap muka dapat mengikuti langkah berikut:

1. Datangi kantor kepolisian untuk memperoleh surat keterangan kehilangan apabila KK benar-benar hilang.
2. Siapkan KTP-el dan dokumen pendukung yang diminta oleh Disdukcapil setempat.
3. Datangi kantor Disdukcapil atau unit pelayanan administrasi kependudukan yang melayani wilayah tempat data kependudukan terdaftar.
4. Isi formulir F-1.02 secara lengkap dengan identitas dan NIK yang sesuai.
5. Serahkan persyaratan kepada petugas untuk pemeriksaan dan verifikasi.
6. Ikuti petunjuk pengambilan atau penerimaan KK setelah permohonan disetujui.

Jika KK rusak, pemohon dapat membawa dokumen yang rusak sebagai pengganti surat kehilangan kepolisian.

Untuk penggantian dokumen tanpa perubahan data, pemohon tidak perlu mengajukan pembuatan susunan keluarga baru. Petugas akan memproses penerbitan ulang berdasarkan data kependudukan yang tersedia.

Apakah KK Hilang Bisa Diurus Secara Online?

Sejumlah pemerintah daerah menyediakan layanan penerbitan ulang KK melalui website, aplikasi, atau saluran administrasi kependudukan resmi.

Di Surabaya, pengajuan cetak ulang KK karena hilang atau rusak dapat dilakukan secara mandiri melalui layanan online, selain melalui kelurahan atau kecamatan.

Sementara itu, Disdukcapil Kabupaten Malinau menyediakan pengajuan KK hilang melalui aplikasi Identitas Kependudukan Digital (IKD).

Untuk mengajukan layanan daring, pemohon dapat mengikuti langkah umum berikut:

1. Buka website atau aplikasi resmi Disdukcapil sesuai daerah.
2. Pilih layanan penerbitan KK karena hilang atau rusak.
3. Isi informasi pemohon dan unggah dokumen persyaratan yang diminta.
4. Kirim permohonan dan simpan nomor pendaftaran apabila tersedia.
5. Pantau hasil verifikasi serta petunjuk penerimaan dokumen.

Untuk pengajuan daring, dokumen yang diunggah harus berasal dari dokumen asli sesuai persyaratan layanan.

Masyarakat perlu memastikan alamat website, aplikasi, atau nomor layanan benar-benar diumumkan oleh pemerintah daerah. NIK, salinan KTP, dan dokumen keluarga tidak sebaiknya dikirim kepada akun pribadi atau pihak yang tidak diketahui kewenangannya.

Berapa Biaya Mengurus KK Hilang atau Rusak?

Penerbitan ulang KK karena hilang atau rusak gratis.

Ketentuan ini diatur dalam Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan yang menyatakan bahwa pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya.

Aturan tersebut juga berlaku untuk penggantian dokumen akibat kehilangan atau kerusakan, bukan hanya penerbitan KK pertama kali.

Dengan demikian, masyarakat tidak memiliki kewajiban membayar tarif administrasi penerbitan ulang KK kepada petugas Dukcapil.

Apabila ada pihak yang meminta pembayaran untuk mempercepat atau menjamin penerbitan dokumen, masyarakat dapat meminta penjelasan melalui saluran pengaduan resmi Disdukcapil atau melaporkannya melalui SP4N-LAPOR!.

Baca Juga: Dokumen Warga Rusak akibat Gempa NTT Akan Diganti Gratis

Prosedur dan Waktu Layanan Bisa Berbeda Antardaerah

Meskipun dasar persyaratannya berlaku secara nasional, pemerintah daerah dapat memiliki mekanisme pelayanan yang berbeda.

Sebagai contoh, Disdukcapil Kota Bandung menetapkan standar pelayanan penggantian KK hilang atau rusak selama satu hingga tiga hari kerja.

Disdukcapil Kota Bandar Lampung mencantumkan standar penyelesaian satu hari dan meminta sejumlah dokumen pendukung dalam daftar pelayanan penerbitan KK.

Perbedaan tersebut membuat pemohon perlu memeriksa persyaratan terbaru pada Disdukcapil sesuai wilayahnya sebelum datang ke kantor atau mengirimkan dokumen secara daring.

Jika ada berkas yang tidak sesuai atau data kependudukan perlu diperbaiki, petugas dapat meminta pemohon melengkapinya sebelum dokumen diterbitkan.

KK Baru Bisa Dicetak Sendiri

Kartu Keluarga yang sudah diterbitkan dengan tanda tangan elektronik dapat dicetak menggunakan kertas HVS putih ukuran A4 dengan berat 80 gram.

Dokumen tersebut tidak harus menggunakan blangko khusus seperti KK model lama.

Disdukcapil dapat menyediakan dokumen dalam bentuk PDF melalui mekanisme layanan resmi. Setelah dokumen diterima dan diverifikasi, pemohon dapat menyimpan salinannya untuk keperluan administrasi berikutnya.

KK dengan tanda tangan elektronik dan kode QR tetap merupakan dokumen kependudukan yang sah. Karena itu, pemohon tidak perlu membayar jasa percetakan khusus hanya untuk memperoleh bentuk fisik KK tersebut.